メールで届いたPDFの請求書、印刷してデータを消していませんか？電子帳簿保存法で個人事業主がやるべき最低限

この記事が答える問い

取引先から請求書がPDFでメールに届く。ネットで買った備品の領収書をサイトからダウンロードする。こうした「電子取引」で受け取ったデータを、どう保存していますか。

以前は、プリントアウトして紙でファイリングし、元のデータは消してしまう、というやり方も見られました。国税庁のリーフレットでは、2024年（令和6年）1月からは、電子取引データを消さずに保存する必要があると説明されています。

この記事では、国税庁の資料をもとに、個人事業主や小さな事業者が押さえておきたい最低限のルールを整理します。

結論

• メールやダウンロードで受け取った請求書・領収書は、データそのものが原本です。印刷しても、データは消さずに保存します
• 保存の際は「見られること（可視性）」と「改ざんされていないこと（真実性）」の2つを満たす必要があります
• 専用のシステムがなくても、事務処理規程を定めて守ることで真実性を満たすことができます
• 2課税年度前の売上高が5,000万円以下なら、税務調査等でデータの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしておけば、検索の要件は不要です

「電子取引データが原本」とはどういうことか

国税庁のリーフレットには、「電子取引データが原本ですので、これをそのまま保存してください」とあります。PDFで届いた請求書であれば、そのPDFファイルが保存すべきものです。

保存する範囲は、これまで紙で保存していた書類（請求書、領収書、見積書、注文書など）と変わりません。変わったのは、電子で受け取ったものは電子のまま保存するという点です。

満たすべき2つの要件

可視性：あとから見られること

• パソコンやディスプレイ、操作説明書などを備え付けておく
• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにしておく

ただし、次のどちらかに当てはまる場合は、税務調査等の際にデータの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしておけば、検索の要件は不要になります。

• 2課税年度前の売上高が5,000万円以下
• 電子取引データをプリントアウトして、日付と取引先ごとに整理している

真実性：改ざんされていないこと

タイムスタンプなどの仕組みを使う方法もありますが、国税庁のリーフレットでは、システムを導入していない場合でも「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて守ることで満たせると説明されています。事務処理規程のサンプルは国税庁のウェブサイトに掲載されています。

準備が間に合わない場合の「猶予措置」

人手不足やシステムの整備が間に合わないなど、ルールどおりに保存できないことについて所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合（事前申請は不要）で、税務調査等の際に次の2つに応じられるようにしていれば、電子取引データを保存しておくだけでよいとされています。

• 電子取引データのダウンロードの求め
• 電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求め

なお、2023年末まで設けられていた「宥恕措置」は、適用期限（令和5年12月31日）をもって廃止されています。名前が似ているので混同しないよう注意してください。

小さな事業者が今日からできる保存のしかた

専用のシステムを使わなくても、次のような運用で整理できます。

ファイル名に日付・取引先・金額を入れておくと、規模が大きくなって検索の要件が必要になった場合にも対応しやすくなります。

自動化できる部分

受け取ったPDFのファイル名の付け直しや、フォルダへの振り分けは、自動化しやすい作業です。メールの添付ファイルを決まったフォルダに保存し、取引日・取引先・金額を一覧表に書き出す、といった仕組みは比較的小さな作業で作れます。

ただし、金額や取引先を自動で読み取る場合は、読み取り結果が正しいかを人が確認する工程を残してください。保存のルールそのものは自動化しても変わらないので、まず運用を決め、その手順を自動化するのが順番です。

チェックリスト

1. メール・ダウンロードで受け取った請求書や領収書を、データのまま保存しているか
2. 印刷した後に、元のデータを消していないか
3. 保存場所が1か所に決まっているか
4. 取引年月日・取引先・金額で探せるか（または検索不要の条件に当てはまるか）
5. 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めているか
6. 税務調査等でデータのダウンロードの求めに応じられるか

まとめ

電子帳簿保存法というと大がかりなシステムが必要に思えますが、国税庁の資料を見ると、小さな事業者向けの現実的な方法も用意されています。いちばん大切なのは、受け取ったデータを消さずに、決まった場所に、探せる形で残すことです。

自分の事業がどの条件に当てはまるかなど個別の判断については、国税庁の資料を確認するか、税理士・所轄の税務署に相談してください。