Excelで作った請求書、インボイスの記載事項は足りていますか？自動化する前の6項目チェック

この記事が答える問い

毎月の請求書をExcelのテンプレートで作っている、あるいは「請求書づくりを自動化したい」と考えている。そんなときに一度確認しておきたいのが、その請求書がインボイス（適格請求書）の記載事項を満たしているかです。

手作業なら1枚ずつ見直せますが、自動化すると同じ形式の請求書が毎月まとめて作られます。テンプレートに記載漏れがあれば、漏れたままの請求書が量産されることになります。

この記事では、国税庁が示している記載事項を確認しながら、自動化の前にテンプレートで押さえておきたい点を整理します。

結論

適格請求書の記載事項は、次の6つです（国税庁 No.6625）。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

自動化の前に、テンプレートのどのセル（どの項目）がこの6つに対応しているかを1つずつ確認してください。

なぜ自動化の前に確認するのか

インボイスは、売手が買手に対して正確な適用税率や消費税額を伝えるためのものです。記載事項が欠けていると、受け取った取引先側の手続きに影響することがあります。

自動化はこうした問題を減らすこともできますが、元のテンプレートに抜けがあると、抜けたまま毎月正確に繰り返します。自動化は「正しい形式」を固定してから、が原則です。

テンプレートでつまずきやすい4つのポイント

1. 登録番号がテンプレートに入っていない

古いテンプレートを使い回していると、登録番号の欄そのものがないことがあります。自分の登録番号は毎回変わらない情報なので、テンプレートの固定部分に入れておくのが確実です。

2. 税率ごとの合計が出ていない

10%と8%（軽減税率）の品目が混ざる場合、税率ごとに区分した合計額と、税率ごとの消費税額が必要です。品目ごとの金額を並べて最後に総額を出すだけのテンプレートでは、この区分が表に出てきません。

軽減税率の品目を扱わない業種でも、適用税率の記載は必要です。「消費税10%」のように税率が明記されているか確認してください。

3. 消費税の端数処理を明細ごとにしている

自動化で特に注意したいのが端数処理です。インボイス制度では、消費税額の端数処理は1枚の請求書につき、税率ごとに1回とされています。国税庁のQ&Aでは、商品ごとに消費税額を計算して端数処理し、その合計を記載することは認められないと明記されています（切上げ・切捨て・四捨五入のどれを使うかは任意です）。

Excelの関数で明細ごとに ROUNDDOWN をかけているテンプレートは、自動化の前に計算方法を見直してください。

4. 取引年月日が「請求日」だけになっている

請求書に書かれる日付が発行日だけで、実際に取引した日が分からない形式になっていることがあります。月まとめの請求であれば、「◯月分」のように取引の期間が分かる書き方にしておきます。

小売・飲食などは「簡易インボイス」の場合もある

不特定多数を相手にする小売業、飲食店業、タクシーなどの事業者は、記載事項が簡略化された適格簡易請求書（簡易インボイス）を交付できます。この場合、書類の交付を受ける事業者の名称は不要で、適用税率か消費税額等のどちらかの記載でよいとされています。

レシートに宛名がなくても、それだけで不備とは限らないということです。自分の業種がどちらに当たるかは、国税庁の資料で確認してください。

自動化するならここまで決めておく

テンプレートを直したら、自動化の仕様として次の点を決めておくと、後から作り直しになりません。

最後の「保存」は、電子データで送る場合に別のルールも関わってきます。PDFでやり取りする場合は、電子帳簿保存法のルールもあわせて確認してください。

チェックリスト

1. テンプレートに自分の登録番号が入っているか
2. 取引年月日（または取引期間）が分かるか
3. 軽減税率の対象品目があれば、その旨が分かるか
4. 税率ごとの合計額と適用税率が書かれているか
5. 税率ごとの消費税額が書かれているか
6. 宛名（取引先の正式名称）が入っているか
7. 消費税の端数処理を、税率ごとに1回で計算しているか

まとめ

請求書の自動化は、毎月の作業時間を確実に減らせる分野です。ただし、自動化は「今の形式」をそのまま繰り返す仕組みでもあります。まずは記載事項の6つをテンプレートで確認し、形式を固めてから自動化に進むのが、いちばん手戻りの少ない順番です。

個別の取引の扱いや、自分の事業がどの制度に当たるかについては、国税庁の資料を確認するか、税理士・所轄の税務署に相談してください。